E-mail to jeden z kanałów, które przynoszą małym i średnim firmom klientów za rozsądne pieniądze. Kontakty są twoje i nie zależysz od tego, jak akurat ustawi się algorytm mediów społecznościowych. Dlaczego to ważne, wyjaśniamy w artykule dlaczego jeden e-mail jest cenniejszy niż 100 obserwujących. Wynik bardzo jednak zależy od tego, z czym i z kim pracujesz. Ten poradnik pomoże ci wybrać usługę e-mail marketingu – niezależnie od tego, czy szukasz narzędzia do wysyłki, czy agencji, która przejmie całą pracę.
Narzędzie, agencja czy jedno i drugie?
Pod pojęciem usług e-mail marketingu kryją się dwie różne rzeczy:
- Narzędzie (platforma do wysyłki) – oprogramowanie, w którym zarządzasz kontaktami, tworzysz e-maile, ustawiasz automatyzacje i śledzisz wyniki. Sprawdzi się, jeśli masz w firmie kogoś, kto ma czas pisać i regularnie wysyłać.
- Agencja – ludzie, którzy przygotują strategię, teksty, projekt graficzny i automatyzacje, wysyłają i oceniają wyniki. Sprawdzi się, jeśli chcesz efektów, ale nie masz na to własnych zasobów.
- Połączenie – narzędzie jest na twoje nazwisko, a agencja nim zarządza. Dla większości firm to najrozsądniejsze rozwiązanie: dane i historia zostają u ciebie, a pracę wykonują specjaliści.
Jeśli nie masz pewności, zacznij od narzędzia i kilku prostych automatyzacji. Kiedy zobaczysz pierwsze wyniki, łatwiej ocenisz, czy opłaca się zaprosić agencję. Niezależnie od wybranej opcji podstawą jest dobre narzędzie. Dlatego od niego zaczniemy.
Jak wybrać narzędzie do e-mail marketingu
Dostarczalność i weryfikacja domeny
Najpiękniejszy e-mail jest bezużyteczny, jeśli trafi do spamu. Narzędzie musi umożliwiać weryfikację twojej domeny przez rekordy SPF, DKIM i DMARC – ustawienia techniczne, którymi udowadniasz dostawcom skrzynek, że e-maile naprawdę wysyłasz ty. Duzi dostawcy, na przykład Gmail, wymagają ich od nadawców masowych. Dobre narzędzie przeprowadzi cię przez konfigurację i śledzi niedostarczone wiadomości oraz zgłoszenia spamu.
RODO i ochrona danych
Sprawdź, gdzie narzędzie przechowuje dane, czy zawrze z tobą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych i jak ewidencjonuje zgody. Oczywistością powinno być proste wypisanie się jednym kliknięciem i możliwość podwójnego potwierdzenia zapisu (double opt-in).
Automatyzacje
Automatyzacje to e-maile, które wysyłają się same w zależności od zachowania klienta: seria powitalna dla nowych subskrybentów, przypomnienie o porzuconym koszyku, podziękowanie po zakupie czy wiadomość do klientów, którzy dawno nic nie kupili. To właśnie one często przynoszą najwięcej. Inspirację znajdziesz w artykule 5 scenariuszy automatyzacji dla sklepów internetowych.
Segmentacja i personalizacja
Narzędzie powinno umieć dzielić kontakty według zainteresowań, zakupów czy aktywności i wysyłać im różne treści. Inny e-mail należy się stałemu klientowi, a inny komuś, kto właśnie się zapisał. Jak to zrobić, omawiamy w artykule segmentacja bazy e-mailowej.
Połączenie ze sklepem i stroną
Jeśli masz sklep internetowy, sprawdź integrację ze swoją platformą, na przykład Shoptet albo WooCommerce. Dzięki niej do narzędzia trafiają zamówienia i produkty, a ty możesz wysyłać e-maile na podstawie zakupów. W przypadku strony sprawdź formularze zapisu i połączenie z CRM, jeśli go używasz.
Edytor i szablony
Edytor typu „przeciągnij i upuść” oszczędza czas. Ważne, żeby e-maile dobrze wyglądały na telefonie, szablony dało się dopasować do kolorów i krojów pisma twojej marki, a narzędzie radziło sobie z polskimi znakami.
Raportowanie i testowanie
Śledź nie tylko otwarcia, ale przede wszystkim kliknięcia, zamówienia i przychody z e-maili. Współczynnik otwarć jest dziś mniej wiarygodny, bo niektóre aplikacje pocztowe automatycznie ładują treść ze względu na ochronę prywatności. Przydatne są też testy A/B tematu czy treści – wysyłasz dwa warianty i porównujesz, który działa lepiej.
Cena i model rozliczenia
Narzędzia rozliczają się albo według liczby kontaktów, albo według liczby wysłanych e-maili. Sprawdź, jak wzrośnie cena, gdy baza się powiększy, jakie limity mają tańsze pakiety i czy darmowa wersja nie dodaje do e-maili reklamy narzędzia.
Wsparcie i język
Wsparcie po polsku, zrozumiałe poradniki i pomoc przy pierwszej konfiguracji oszczędzą ci mnóstwo czasu, zwłaszcza na początku.
Jak wybrać agencję do e-mail marketingu
Wybierając agencję, nie wybierasz oprogramowania, tylko ludzi i sposób pracy. Dobra agencja:
- interesuje się twoim biznesem – pyta o marże, typowych klientów, sezonowość i o to, co dziś u ciebie działa,
- pokazuje konkretne przykłady kampanii i automatyzacji, a nie tylko ładne szablony,
- zostawia konto i bazę na ciebie – jeśli zakończysz współpracę, nic nie stracisz,
- zajmuje się strategią, a nie tylko „jednym newsletterem w miesiącu” – segmenty, automatyzacje, kalendarz treści,
- pisze twoim tonem i dba o zgodność projektu z marką,
- raportuje wyniki w pieniądzach – zamówienia, przychody, zapytania – i wyjaśnia, co z nich wynika,
- ma jasną cenę i warunki, w tym okres wypowiedzenia.
Pytania, które warto zadać przed podpisaniem umowy
- Na kogo będzie zarejestrowane narzędzie i baza kontaktów?
- Jak zapewnicie dostarczalność i weryfikację domeny?
- Jak będziecie postępować ze zgodami i wypisanymi kontaktami?
- Jakie automatyzacje polecacie ustawić najpierw i dlaczego?
- Kto będzie pisał teksty, a kto je zatwierdza?
- Jak często dostanę raport i co będzie w nim zawarte?
- Co wchodzi w cenę, a za co płaci się dodatkowo?
Sygnały ostrzegawcze
- Propozycja kupna albo wynajmu bazy kontaktów. To niezgodne z RODO i zaszkodzi dostarczalności.
- Obietnica konkretnego współczynnika otwarć czy przychodów bez znajomości twojej bazy.
- E-maile bez linku do wypisania się albo wysyłane do osób bez zgody.
- Narzędzie albo baza prowadzone na agencję.
- Raporty, w których są tylko otwarcia, a nie ma pieniędzy.
Proces wyboru krok po kroku
- Ustal cel i budżet. Chcesz więcej powtórnych zakupów, więcej zapytań czy utrzymywać relację z klientami?
- Spisz swoje potrzeby. Integracja ze sklepem, automatyzacje, liczba kontaktów, kto będzie tworzył treści.
- Wybierz dwa–trzy narzędzia i wypróbuj je w wersji testowej. Wyślij testowe e-maile do różnych skrzynek.
- Sprawdź dostarczalność i RODO. Ustaw weryfikację domeny i sprawdź umowę powierzenia przetwarzania danych.
- Jeśli szukasz agencji, odbądź dwie–trzy wstępne konsultacje i zadaj pytania z listy powyżej.
- Zacznij od pilotażu. Seria powitalna i jedna–dwie kampanie szybko pokażą ci, jak działa współpraca.
- Oceń wyniki po kilku miesiącach. Porównaj przychody i zapytania z e-maili z kosztami narzędzia i pracy.
Po czym poznasz, że wybrałeś dobrze
Po kilku miesiącach powinieneś umieć odpowiedzieć na te pytania:
- Czy wiesz, ile zamówień, przychodów albo zapytań przyniosły ci e-maile?
- Czy działają automatyzacje, które pracują nawet bez twojej uwagi?
- Czy baza rośnie o osoby, które zapisały się same?
- Czy liczba wypisów i zgłoszeń spamu jest niska i stabilna?
- Czy rozumiesz raporty i wiesz, co będzie się działo w przyszłym miesiącu?
Jeśli na większość pytań odpowiadasz „nie”, problem nie musi leżeć w narzędziu. Często brakuje strategii, regularności albo treści, które naprawdę interesują klientów.
Najczęściej zadawane pytania
Ile kosztuje e-mail marketing?
Składa się z ceny narzędzia, która zależy głównie od liczby kontaktów albo wysłanych e-maili, oraz z ceny pracy – twojej albo agencji. Przy małej bazie koszty narzędzia są niskie, większą część stanowi czas na przygotowanie treści.
Jak często wysyłać e-maile?
Uniwersalnej częstotliwości nie ma. Zacznij od rytmu, który dasz radę utrzymać długo i przy którym zawsze masz coś do powiedzenia, na przykład raz na dwa tygodnie. Obserwuj wypisy i reakcje i dostosuj do nich częstotliwość.
Czy mogę wysyłać e-maile klientom, którzy u mnie kupili?
W przypadku obecnych klientów prawo pod pewnymi warunkami pozwala wysyłać oferty podobnych produktów, jeśli mieli możliwość odmowy i w każdym e-mailu mogą się wypisać. Do pozostałych kontaktów możesz wysyłać e-maile marketingowe tylko za zgodą. W razie wątpliwości skonsultuj się ze specjalistą od ochrony danych osobowych.
Jaka jest różnica między newsletterem a automatyzacją?
Newsletter wysyłasz jednorazowo do całej bazy albo jej części, na przykład z nowościami czy promocją. Automatyzacja wysyła się sama do konkretnej osoby, kiedy ta wykona określony krok – zapisze się, porzuci koszyk albo coś kupi.
Szukasz e-mail marketingu, który nie męczy i przynosi zamówienia? Pomożemy ci wybrać narzędzie, ustawić automatyzacje i pisać e-maile, które ludzie naprawdę czytają. Zobacz nasz e-mail marketing i odezwij się.
